Das öffentliche Auftragswesen hat den Ruf, komplex und intransparent zu sein. Die Be-werbung um öffentliche Aufträge ist aufwändiger als bei privaten Auftraggebern: Nicht einmal jede zehnte Bewerbung verspricht einen Auftrag. Infolgedessen scheuen sich ins-besondere kleine und mittelständische Unternehmen vor öffentlichen Ausschreibungen, obwohl die öffentliche Hand jährlich ein Auftragsvolumen von 250 Milliarden Euro zu ver-geben hat.
Viele Bieter scheitern bereits an den formalen Anforderungen. Wenn die eingereichten Unterlagen unvollständig oder fehlerhaft sind, werden Unternehmen schon im Vorfeld von der Wertung der Angebote ausgeschlossen. Dieses Risiko lässt sich mit einer Präqualifizierung minimieren. Unternehmen können ihre Eignungsnachweise vorab von einer unabhängigen Präqualifizierungsstelle prüfen und zertifizieren lassen. Wenn sie sich dann für öffentliche Verfahren bewerben, legen sie statt vieler Einzelnachweise nur noch ein Zertifikat vor, das die am häufigsten verlangten Nachweise abdeckt.
Das Hessische Vergaberecht empfiehlt die Präqualifikation als Mittel zum Bürokratieabbau und regelt, dass die Beschaffungsstellen die Urkunde anerkennen müssen. Von der Präqualifizierung profitieren Unternehmen und öffentliche Auftraggeber gleichermaßen. Die kosten- und zeitaufwändige Beschaffung und Prüfung der Einzeldokumente zum Beispiel der Nachweis der ordnungsgemäßen Gewerbeanmeldung fällt weg. Dadurch laufen Vergabeverfahren einfacher und unbürokratischer ab. Kein Angebot muss ausge-schlossen werden, weil Nachweise fehlen oder veraltet sind. Auf diese Weise werden mehr wirtschaftliche Angebote im Wertungsprozess gehalten und der Wettbewerb wird zum Nutzen der Unternehmen und Vergabestellen gestärkt.
Die Auftragsberatungsstelle Hessen e. V., eine Einrichtung der Industrie- und Handels-kammern und der hessischen Handwerkskammern, hat das hessische Präqualifikationsregister (HPQR) aufgebaut, das speziell auf die Bedürfnisse regionaler Unternehmen zugeschnitten ist. Bieter, die sich häufiger an öffentlichen Ausschreibungen beteiligen, legen nur noch einmal jährlich Schlüsselnachweise zu ihrer fachlichen Qualifi-kation, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit bei der ABSt Hessen vor und erhalten dann ein HPQR-Zertifikat. Diese Urkunde ist ein Jahr gültig und ersetzt alle geprüften Einzel-nachweise durch ein einziges Dokument. Bei der Bewerbung um einen öffentlichen Auf-trag gibt das Unternehmen dem Auftraggeber nur noch die Zertifikatsnummer weiter. Mit dieser Nummer sind die Einzelnachweise auf einer webunterstützten Internetseite einseh-bar.

Alle Unternehmen, die auf ihre Eignung überprüft wurden, werden in der Präqualifizierungsdatenbank HPQR gelistet und können über unterschiedliche Suchkrite-rien, wie Name, Sitz, Branchencode etc., gefunden werden. Mithilfe dieser Datenbank können Auftraggeber Bieter ausfindig machen, die sie bei Beschränkten Ausschreibungen und Freihändigen Vergaben zur Angebotsabgabe auffordern. Dies kann für gelistete Un-ternehmen ein Wettbewerbsvorteil sein.
Für Bieter ist die Präqualifikation über die Kammern mit wenig Aufwand verbunden und kostengünstig. So steht auch kleinen und mittelständischen Unternehmen der Weg zur erfolgreichen Akquise öffentlicher Aufträge offen. Wer Interesse am HPQR hat, findet auf der Internetseite www.hpqr.de die Antragsunterlagen. Die Zertifizierung kostet 215 Euro brutto für das erste Jahr, bei Verlängerung dann jeweils 155 Euro.