Die Auftragsberatungsstelle Hessen e.V.
Die digitale Beschaffung nimmt Fahrt auf. Dazu wurde bereits 2008 die eHAD als elektronische Vergabeplattform von der AI AG entwickelt. Mit ihr können papierlose Verfahren mit einem Vergabemanager, alternativ mittels Kurzworkflow unabhängig vom EU-Schwellenwert durchgeführt werden. Die meisten digitalen Verfahren in Hessen werden über die eHAD durchgeführt.
Die auf der eHAD-Plattform eingesetzte Software, der AI VERGABEMANAGER der Administration Intelligence AG, ist eine rechnerunabhängige (keine Installation) und webbasierte Standardlösung (SaaS), in die die Anforderungen des hessischen Vergaberechts integriert sind. Der eHAD-VERGABEMANAGER, als Softwaretool für die Vergabestellen, bietet seinen Anwendern die folgende Durchführungsvarianten:
(VMS)
Das VMS leitet und unterstützt die Anwender dynamisch bei der Erstellung der Vergabeunterlagen, der Veröffentlichung, der elektronischen Angebotsöffnung sowie Angebotswertung über die Zuschlagserteilung bis hin zur Erstellung Vergebener. Anwender haben die Wahl, die Angebotsabgabe auch in Papierform zuzulassen. Zugrunde gelegt sind die Verdingungsordungen UVgO/VgV und VOB/HVA, Verfahrensvorlagen für Sektorenauftraggeber sowie Dienstleistungen nach Haushaltsrecht, hinzu kommen Verfahrensvorlagen für Planungswettbewerbe, Konzessionsvergaben und Zeitverträge. Anwender des VMS können die Formularsätze des VHB oder wahlweise HVTG nutzen. Für Bauausschreibungen kann eine (kostenpflichtige) Schnittstelle zur AVA-Software California.pro eingerichtet werden. Außerdem beinhaltet das VMS die Möglichkeit ein dynamisches Beschaffungssystem durchzuführen.
Das VMS generiert für jede Verfahrensart eine vollständige digitale Vergabeakte.
Unabhängig vom Vergabemanagementsystem der eHAD, das die Anwender dynamisch durch das gesamte Verfahren hindurch "mitdenkend" begleitet, können eVergabe-Verfahren stattdessen in einem Kurzworkflow durchgeführt werden, d.h. die eHAD als reine eVergabe-Plattform genutzt werden. Kurzworkflow bedeutet, dass hier lediglich die rechtlich verpflichtenden Elemente der elektronischen Vergabe umgesetzt werden: Erstellung der Bekanntmachung, Hochladen der Vergabeunterlagen, Terminplanung (aber auch mit Fristenprüfung), Verschlüsselung und Veröffentlichung auf der HAD-Seite oder Weiterleitung an ausgewählte Bieter, die Entgegennahme und Öffnung verschlüsselter Angebote/Teilnahme-anträge, die Niederschrift, die Erstellung Vergebener Aufträge sowie die nachrichtliche Kommunikation zwischen Vergabestelle und Bieter. Die Vergabestelle erstellt die Vergabeunterlagen und fügt ggf. selbst VHB/HVTG-Formblätter hinzu. Der Kurzworkflow ist ebenfalls Teil des eHAD-VERGABEMANAGERS. Er kann für jede neu durchzuführende Vergabe entweder ausschließlich oder wahlweise anstelle des Vergabemanagementsystem eingesetzt werden. Selbstverständlich können auch im KWF Papierangebote erfasst werden. Jede Verfahrensart des VMS kann auch mit dem KFW durchgeführt werden.
Sowohl für Verfahren, die mit dem VMS wie auch KWF erstellt wurden, werden die Bekanntmachungen an die HAD und im Falle von EU-Verfahren auch an den Datenservice Öffentlicher Einkauf (BKMS) und von diesem an das Amtsblatt der EU weitergeleitet. Die Vergabeunterlagen werden zum Download bzw. zur Angebotserstellung auf der eHAD zur Verfügung gestellt, der Zugriff darauf erfolgt über die HAD-Seite. VMS sowie KWF ermöglichen die Durchführung aller Verfahrensarten zu, wie z.B. Beschränkte Ausschreibungen und Verhandlungsvergaben jeweils mit und ohne Teilnahmewettbewerb, Öffentliche Ausschreibungen, Vorinformationen, Offene Verfahren, Nichtoffene Verfahren und Verhandlungsverfahren jeweils mit und ohne Teilnahmewettbewerb, etc. Dateien können in beiden Systemen in allen gängigen Formaten hochgeladen werden, wobei pro Datei aktuell ein maximales Volumen von ca. 230 MB möglich ist.
Der eHAD-VERGABEMANAGER bietet sowohl im VMS wie auch im KWF wahlweise die kostenpflichtige Möglichkeit Statistikdaten direkt an das Statistische Bundesamt (Destatis) zu senden.
Außer dem Vergabemanagementsystem und dem Kurzworkflow, mit denen Vergabeverfahren durchgeführt werden können, beinhaltet der Vergabemanager zusätzlich die Möglichkeit Preisanfragen über die Plattform zu starten sowie Direktkäufe zu dokumentieren.
Der Vergabemanager der eHAD kann ausschließlich im Kurzworkflow genutzt werden und gleichzeitig die Option bereit stellen, auch Vergabeverfahren mit einem Vergabemanagement-system durchzuführen, da beide Systeme in einer einzigen Software auswählbar sind. Der Anwender benötigt entweder eine minimale Anzahl an Softwareschritten (KWF) oder erhält maximale Unterstützung (VMS) bei der Durchführung elektronischer Vergabeverfahren.
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