Wann benötigen Sie das AI Bietercockpit?

Bekanntmachungen der eHAD beginnen mit der HAD-Referenz-Nummer 16/… Beginnt die HAD-Referenz-Nummer nicht mit 16/… handelt es sich entweder um ein nicht-digitales Verfahren, d.h. die Unterlagen können über die HAD-Seite zwar heruntergeladen, aber ein Angebot oder Teilnahmeantrag kann nur in Papierform eingereicht werden. Oder der Link zu den Unterlagen führt zu einer  anderen eVergabe-Plattform, die die Unterlagen zum Download bereit hält und eine digitale Abgabe ermöglicht.

Unterlagen im AI-Bietercockpit öffnen

Um Unterlagen im AI-Bietercockpit bearbeiten zu können, müssen diese zuerst über den Link "Zu den Unterlagen (incl. Registrierung als Teilnehmer)" und anschließend der Schaltfläche "Unterlagen im AI BIETERCOCKPIT öffnen" im Bietercockpit geöffnet werden. Der Link befindet sich oberhalb oder unterhalb des Bekanntmachungstextes bzw. in der Listenansicht als Symbol „eVergabe“. Bitte beachten Sie: Die Adresse, die Sie für Ihre HAD-Zugangsdaten hinterlegt haben, werden beim registrierten Download von Unterlagen an die Vergabestelle als Kontaktdaten übermittelt. Pflegen und aktualisieren Sie daher stets Ihre Adressdaten insbesondere Ihre E-Mail-Adresse. Änderungen können Sie im Menüpunkt "Adresse ändern" der HAD-Seite vornehmen.

Listenansicht:

Bekanntmachungsansicht:

Merke: Das Bietercockpit kennt eine eHAD-Vergabe nur, wenn beim ersten Öffnen der Unterlagen im Bietercockpit der Link „Zu den Unterlagen (incl. Registrierung als Teilnehmer) verwendet wurde. Dann werden die Unterlagen der Vergabe in die Bietercockpitanwendung geladen. Wurden die Unterlagen bereits einmal über diesen Weg ins Bietercockpit hochgeladen, kann das Bietercockpit zum Zugriff auf die Unterlagen auch direkt geöffnet werden. Im Menü des Bietercockpits befindet sich eine Übersicht über alle geladenen Vergaben, über der eine konkrete Vergabe ausgewählt werden kann. Diese sollte dann jedoch zunächst synchronisiert, d.h. die Unterlagen aktualisiert werden.

Bietercockpit-Anwendung erfolgreich starten

Um das Bietercockpit starten zu können, benötigen Sie eine Java Laufzeitumgebung auf Ihrem Rechner. Diese wird Ihnen vom Hersteller zum kostenlosen Download angeboten, der AI-WEBLAUNCHER. Beim Start des Bietercockpits haben Sie zuvor die Möglichkeit den AI-WEBLAUNCHER herunterzuladen.

Netzwerkfreigaben für die Nutzung des AI Bietercockpits

Folgende Webseiten/Domains müssen durch Ihre Firewall/Proxy-Server erreichbar sein:

Proxyeinstellungen für die Nutzung des Bietercockpits

Erfolgt Ihr Zugriff auf das Internet bei der Angebotsabgabe über einen Proxyserver, muss dieser im Menüpunkt "Einstellungen" des Bietercockpits vermerkt sein.

Den Menüpunkt "Einstellungen" finden Sie im geöffneten Bietercockpit in der Menüleiste am linken Rand (unten). Entweder kann die Proxy-Einstellung automatisch erkannt werden oder die Proxykonfiguration muss manuell eingetragen werden.

Sehen Sie hierzu einen Bildschirmausschnitt des Bietercockpits:

Nützliche Dokumente und Beispiele

Benutzerhandbuch des AI-Bietercockpits

Liste, der vom AI BIETERCOCKPIT unterstützten Signaturkarten und Kartelesegeräte

Beispiel eines Signiervorgangs im Vergabemanager in Bildern

Kurzes Beispiel einer elektronischen Angebotsabgabe Bauleistung

Video (ohne Ton) über die elektronische Angebotsabgabe für Liefer-/Dienstleistungen

Video (ohne Ton)  über die elektronische Angebotsabgabe für Bauleistungen

Elektronische Signaturen

Seit Einführung der ausschließlich elektronisch durchzuführenden EU-Verfahren seit Oktober 2018 hat die elektronische Signatur als Ersatz für die händische Unterschrift unter das Angebot weitgehend an Bedeutung verloren. Die ständige Rechtsprechung ersetzt sie durch eine Angebotsabgabe „in Textform“, d.h. auch die elektronische Signatur entfällt in der Regel. Ausnahmen muss der AG gut dokumentieren, sonst liegt ein Verfahrensfehler vor.

Hinweise zu den elektronischen Signaturen und Ihren Unterschieden finden Sie hier:

Elektronische Angebote und Teilnahmeanträge signieren

Dateien eines elektronischen Angebots oder Teilnahmeantrags werden als Datenpaket signiert, aber nicht einzeln.

Das Signaturniveau (wie digital unterschrieben werden kann) wird technisch von der Vergabestelle für das Bietercockpit im jeweiligen Vergabeverfahren vorgegeben. Eine händische Unterschrift der Dokumente entfällt.

Abgabe in Textform

In Vergabeverfahren oberhalb der europäischen Schwellenwerte (öffentlich = Auftragsbekanntmachungen) aber auch in nationalen Verfahren ist die Möglichkeit der Abgabe in Textform die Regel. Bieter oder Bewerber benötigen hierzu keine elektronische Signatur. Stattdessen wird der Namen der für die Abgabe verantwortlichen Person lesbar in einem geeigneten Dokument wie dem Angebotsschreiben oder Preisblatt oder selbst erstellten Teilnahmeantragschreiben ein. Das „ANGEBOTSSCHREIBEN.aiform“ oder alternativ das „PREISBLATT.aiform“ der Vergabeunterlagen, das im Bietercockpit geöffnet werden kann, enthält hierzu ein Eingabefeld.  Angebot oder Teilnahmeantrag werden digital übermittelt.

Elektronische Signaturen 3

Der Begriff elektronische Signatur wird synonym dem Begriff digitale Signatur verwendet.

Mit Hilfe elektronischer Signaturen können digitale Angebote und Teilnahmeanträge von Einzelpersonen oder Unternehmen in der eVergabe rechtsgültig signiert werden, sofern die Vergabestelle elektronischer Signaturen im Vergabeverfahren zulässt. Sie ersetzen dann die händische Unterschrift, die in Papierangeboten und Teilnahmeanträgen erforderlich ist. Ausgestellt werden die elektronischen Signaturen von autorisierten Zertifizierungsstellen (Trustcenter) auf Antrag. Unterschieden wird im Wesentlichen zwischen der fortgeschrittenen elektronischen Signatur und der qualifizierten elektronischen Signatur für natürliche Personen bzw. Einzelpersonen sowie dem elektronischen Siegel für juristischen Person wie z.B. einem Unternehmen oder einer Behörde.

Fortgeschrittene elektronische Signatur beantragen

Die fortgeschrittene elektronische Signatur ersetzt nicht vollumfänglich die handschriftliche Unterschrift, da sie nicht urkundentauglich ist, kann aber, falls zugelassen, zur Unterzeichnung digitaler Angebote verwendet werden.

Um eine fortgeschrittene elektronische Signatur bei einer Zertifizierungsstelle zu beantragen, ist es ausreichend, dem Online-Antrag eine Kopie des Personalausweises beizufügen. Die Antrag stellende Person erhält daraufhin vom Zertifikatsaussteller eine Zertifikats-Datei und zusätzlich eine PIN. Die Zertifikatsdatei kann auf jedem für die Angebots- Teilnahmeantragsabgabe verwendeten Rechner gespeichert werden. Bei der Angebots- und Teilnahmeantragsabgabe wird im Bietertool dann der Pfad zur Datei und die PIN abgefragt, um Angebot oder Teilnahmeantrag als Dateipaket zu signieren.

Zertfikatsanbieter fortgeschrittene elektronische Signatur, Personenzertifikate (kein Anspruch auf Vollständigkeit):

Qualifizierte elektronische Signatur beantragen

Die qualifizierte elektronische Signatur ist rechtlich der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt. Um eine qualifizierte elektronische Signatur bei einer Zertifizierungsstelle zu beantragen, muss dem Online-Antrag nicht nur eine Kopie des Personalausweises sondern auch der Nachweis einer Legitimationsprüfung wie z.B. dem Postident-Verfahren

(Link: https://www.deutschepost.de/de/p/postident.html) beigefügt werden. Der Antragsteller erhält eine Signaturkarte mit Zertifikats-Chip sowie eine PIN. Die Signaturkarte gibt es in verschiedenen Ausprägungen bzw. mit Zusatzfunktionen.  Zum Auslesen des Kartenchips wird ein elektronisches Kartenlesegerät benötigt, das mit dem Rechner verbunden sein muss, auf dem die Angebots- oder Teilnahmeantragsabgabe durchgeführt wird. Auch hier wir beim Signaturprozess die PIN abgefragt.

Zertfikatsanbieter qualifizierte elektronische Signatur (kein Anspruch auf Vollständigkeit):

Bezug von Kartenlesegeräte (kein Anspruch auf Vollständigkeit):

Siegelkarte beantragen

Das qualifizierte elektronische Siegel ist die qualifizierte elektronische Signatur für juristische Personen wie z.B. Unternehmen oder Behörden und kann analog der Signaturkarte für Einzelpersonen beantragt werden. Die qualifizierte Siegelkarte ersetzt nicht die persönliche Unterschrift.

Zertfikatsanbieter qualifizierte elektronisches Siegel (kein Anspruch auf Vollständigkeit):

https://www.d-trust.net/de/loesungen/elektronische-siegel

Signieren mit dem AI BIETERCOCKPIT Das Bietercockpit ermöglicht Bieter oder Bewerber bei der Abgabe des Angebots bzw. Teilnahmeantrags mit den von der Vergabestelle vorgegebenen Signaturarten. Hier finden Sie das Beispiel eines Signiervorgangs in Bildern: Link zu PDF

Das Bietercockpit ermöglicht Bieter oder Bewerber bei der Abgabe des Angebots bzw. Teilnahmeantrags mit den von der Vergabestelle vorgegebenen Signaturarten.

Hier finden Sie das Beispiel eines Signiervorgangs in Bildern: PDF

Vom Bietercockpit unterstützte Signaturkarten und Kartelesegeräte

Hier finden Sie eine Liste, der vom AI BIETERCOCKPIT unterstützten Signaturkarten und Kartelesegeräte: PDF

FAQ

Häufig gestellte Fragen zu eHAD und Bietercockpit

Ich habe ein E-Mail der eVergabe-Plattform mit einem Einladungscode erhalten, was ist zu tun?

Melden Sie sich unter https://www.had.de/onlinesuche_login.html an oder generieren Sie sich dort online Zugangsdaten (am Seitenende), falls Sie noch kein HAD-Nutzerkonto besitzen. Geben Sie nach der Anmeldung auf derselben Seite im Menüpunkt „eHAD-Einladung“ (Link: https://www.had.de/onlinesuche_ehadeinladung.html) den Einladungscode ein. Danach ist dieser Vorgang komplett abgeschlossen.

Ich habe den Einladungscode eingegeben und erhalte in der Anzeige die Mitteilung, dass der Einladungscode bereits verwendet wurde oder dem System nicht bekannt ist.

Bitte überprüfen Sie die Richtigkeit des eingegebenen Codes und wiederholen Sie die Eingabe einige Minuten später erneut. Sollte die Meldung wieder angezeigt werden, kann es sein, dass die Verlinkung Ihres HAD-Kontos mit der Vergabestelle bereits wahrscheinlich anderweitig vollzogen wurde. Sie müssen dann nichts weiter veranlassen. Bei Rückfragen kontaktieren Sie den eHAD-Support: support@had.de

Ich habe eine Einladungscode eingegeben, finde auf der HAD-Seite aber dennoch nicht die angekündigten Vergabeunterlagen.

Die Eingabe des Einladungscodes hat einen rein technischen Hintergrund. Sie dient der Verknüpfung des angemeldeten HAD-Nutzerkontos mit Ihrem Firmenkonto bei der Vergabestelle, damit diese Ihnen in einem nachgelagerten, separaten Vorgang über den HAD-Menüpunkt „eHAD-Teilnahme an Ausschreibungen“

(Link: https://www.had.de/onlinesuche_ehadteilnahmen.html) in einem nicht-öffentlichen Verfahren Vergabeunterlagen zur Verfügung stellen kann. Diese Aufforderung zur Angebotsabgabe ist aber ein von der Eingabe des Einladungscodes komplett unabhängiger Vorgang. Sie werden darüber von der Plattform mit einer gesonderten E-Mail informiert. Fazit: Die Aufforderung den Einladungscode einzugeben und die Aufforderung zur Angebotsabgabe sind zwei komplett getrennte Vorgänge mit eigener separater E-Mail-Benachrichtigung.

Ich finde die Ausschreibung, auf die ich mich bewerben will, nicht im Bietercockpit.

Hier kann es mehrere Ursachen geben

  1. Beginnt die HAD-Referenz-Nummer nicht mit der 16/…. handelt es sich nicht um eine Ausschreibung der eHAD, d.h. Sie können über die HAD/eHAD-Seite kein elektronisches Angebot abgeben. Entweder es handelt sich um eine schriftliche Angebotsabgabe, dann können Sie Vergabeunterlagen wahrscheinlich auf der HAD-Seite zur weiteren (offline-)Bearbeitung herunterladen. Oder ein Link in der Bekanntmachung führt Sie zu einer externen eVergabe-Plattform außerhalb der HAD, wo Sie auf die Vergabeunterlagen zugreifen können.
  2. Das Bietercockpit kennt die HAD-Vergabe erst dann, wenn Sie das Bietercockpit über den Link Zu den Unterlagen (inklusive Registrierungals Teilnehmer…) öffnen und hier nun das Bietercockpit starten. Siehe auch „Unterlagen im AI-Bietercockpit öffnen“

Ich möchte meine E-Mail-Adresse in einem elektronischen Verfahren der eHAD ändern, über die mich die Vergabestelle via eHAD-Plattform in den Nachrichten zu diesem Verfahren informiert.

Ändern Sie die E-Mail-Adresse zunächst unter https://www.had.de/onlinesuche_adresse.html auf der HAD-Seite und informieren Sie dann zusätzlich die Vergabestelle direkt.

Ich habe eine E-Mail erhalten, dass es neue Nachrichten auf der eHAD-Plattform für mich gibt, aber ich finde keine neue Nachricht unter https://www.had.de/onlinesuche_ehadnachrichten.html

Das liegt häufig daran, dass Sie sich mit dem falschen HAD-Zugangsdaten angemeldet haben und die Nachricht an eines Ihrer anderen HAD-Konten geschickt wurde. Bitte melden Sie sich mit anderen Ihnen bekannten Kontodaten Ihrer Firma an und prüfen Sie, ob sich hier die Nachricht befindet. Kennen Sie trotz interner Recherche keine weiteren Konten Ihrer Firma, können Sie uns unter Tel. 0611/974588-0 für eine Nachfrage erreichen.

Ich möchte der Vergabestelle eine Nachricht senden, darf aber nur über die Plattform Kontakt aufnehmen. Wie mache ich das.

Öffnen Sie die Vergabe im Bietercockpit. Nur hier gibt es die Möglichkeit eine Nachricht ggf. mit Anhang über die eHAD-Plattform an die Vergabestelle zu senden. Siehe „Unterlagen im AI-Bietercockpit öffnen“. Sie können einen Dateianhang mit einer Größe von maximal 10 MB mitsenden.

Ich habe von der eVergabe-Plattform eHAD eine E-Mail mit einer Einladung von einer hessischen Vergabestelle zu einem Vergabeverfahren erhalten, kann das Vergabeverfahren auf der HAD-Seite aber nicht finden.

Vergabeverfahren, in denen die Aufforderung zur Angebotsabgabe direkt von Plattform an einen Bieter adressiert wird, sind nicht in der ‚Einfachen Suche‘, ‚Erweiterten Suche‘ oder ‚Referenzsuche‘ der aktuellen Ausschreibungen zu finden.

Melden Sie sich stattdessen auf der HAD-Seite an (https://www.had.de/onlinesuche_login.html) und navigieren Sie auf derselben Seite zum Menüpunkt ‚eHAD-Teilnahme an Ausschreibungen‘. Klicken Sie in das Feld, in der die Ausschreibungsdaten angezeigt werden. Auf der Folgeseite können Sie nun die Vergabeunterlagen herunterladen oder im Bietercockpit öffnen.

Finden Sie unter ‚eHAD-Teilnahme an Ausschreibungen‘ nicht die angekündigte Ausschreibung, haben Sie sich wahrscheinlich mit HAD-Zugangsdaten angemeldet, die von der Vergabestelle nicht adressiert wurden. Prüfen Sie daher, ob Sie ein oder mehrere weitere HAD-Konto besitzen, unter der die Aufforderung, wie beschrieben, zu finden sein könnte.

Ich möchte ein digitales Angebot über die eHAD-Plattform (HAD-Referenz-Nummer der Ausschreibungsbekanntmachung beginnt mit 16/….) hochladen. Wie gehe ich vor?

Im Folgenden erläutern wir Ihnen in kurzen Beschreibungen die Schritte zur digitalen Angebotsabgabe

  1. Melden Sie sich auf der HAD-Seite an (https://www.had.de/onlinesuche_login.html)

Suchen und öffnen Sie die Ausschreibungsbekanntmachung über einen der Such-Menüpunkt (‚Einfache Suche‘, ‚Erweiterte Suche‘ oder ‚Referenzsuche‘ in der linken Menüleiste). Sind Sie daraufhin in einer Listenansicht klicken Sie auf das grüne Symbol „eVergabe“ am rechten Rand, haben Sie hingegen den geöffneten Bekanntmachungstext vor sich, wählen Sie den Link „zu den Unterlagen (incl. Registrierung als Teilnehmer) und zum AI-Bietercockpit“. Sind Sie bereits als Teilnehmer registriert, können Sie an die Unterlagen und das Bietercockpit auch über den Menüpunkt ‚eHAD-Teilnahme an Ausschreibungen‘ gelangen, wenn Sie die HAD-Kontodaten verwenden, mit denen Sie sich ursprünglich als Teilnehmer an der Ausschreibung registriert hatten.

  1. Sie können nun entweder die Unterlagen zur Bearbeitung herunterladen (‚Download‘) oder über die Schaltfläche „AI BIETERCOCKPIT starten“ im Bietercockpit öffnen.
  2. Wählen Sie die Schaltfläche „AI BIETERCOCKPIT starten“ haben Sie im nächsten Schritt die Auswahl „AI WEBLAUNCHER installieren“ oder „AI BIETERCOCKPIT starten“. Installieren Sie zunächst den kostenlosen Weblauncher, wenn dieser auf Ihrem verwendeten Rechner noch nicht vorhanden ist. Starten Sie nach der Installation dann das Bietercockpit.
  3. Wird das Bietercockpit nun angezeigt, erscheint ein Anmeldefenster, in dem Sie Ihr Passwort des HAD-Kontos eingeben müssen, mit dem Sie aktuell an der HAD-Seite angemeldet sind. Danach ‚speichern‘ Sie Ihre Eingabe. Nach erfolgreicher Anmeldung lädt das Bietercockpit die Vergabeunterlagen. Dieser Vorgang kann einige Sekunden bis wenige Minuten dauern.

Sind die Vergabeunterlagen geladen, wird die Vergabe in Teilbereichen (Rubrikzeilen) angezeigt: ‚Bekanntmachung‘ (nur bei öffentlichen Verfahren), ‚Nachrichten‘, ‚Vergabeunterlagen (zur Durchsicht)‘ und ‚Angebotsunterlagen (zur Bearbeitung)‘. In den ‚Angebotsunterlagen (zur Bearbeitung)‘ wird das Angebot bearbeitet.

  1. In den ‚Angebotsunterlagen (zur Bearbeitung)‘ ist bereits ein Angebot mit unbearbeiteten Dateien angelegt (Angebot1). Bereits vorab bearbeitete Angebotsdokumente können über die Schaltfläche „Datei importieren“ zum vorliegenden Angebot hochgeladen werden. Alternativ ist es auch möglich, die Angebotsdateien in den ‚Angebotsunterlagen (zur Bearbeitung)‘ direkt im Bietercockpit zu öffnen und auszufüllen. Dateien mit den Endungen .aiform oder .aidf können nur im Bietercockpit und nicht extern bearbeitet werden. Ist ein Leistungsverzeichnis.aidf in Liefer-/Dienstleistungsvergaben vorhanden, muss dieses immer zuerst ausgefüllt werden. gaeb-Dateien als Leistungsverzeichnis für Bauleistungen können im .x84-, .d84 oder .p84 ebenfalls über die Schaltfläche „Datei importieren“ hochgeladen werden. Die Schaltfläche „Neues Angebot“ wird nur benötigt, wenn eine neue Version der Vergabeunterlagen zur Verfügung gestellt wird, die im zuvor bearbeiteten Angebot noch nicht verwendet wurde.
  2. Sind alle Angebotsdateien hochgeladen und die Dateien im aiform-Format und aidef-Format fertiggestellt, muss das Angebot aktiv über die Schaltfläche „Abgeben“ (rechte Seite) auf die Plattform hochgeladen werden.
  3. Im folgenden Abgabeprozess können Sie zwischen den von der Vergabestelle vorbestimmte Signaturniveaus wählen: Textform (= ohne elektronische Signatur) oder ggf. der Verwendung eines fortgeschrittenen oder qualifizierten Personenzertifikats (siehe auch Informationen zur elektronischen Signatur). Darüber hinaus warnt das Bietercockpit Sie, wenn Dateien nicht bearbeitet wurden.
  4. Am Ende des Abgabeprozesses müssen Sie mit einem Häkchen (links unten) bestätigen, dass Sie den Begleitzettel gelesen haben, signieren falls gewählt die Angebotsdateien und können über eine weitere Schaltfläche „Abgeben“ Ihr Angebot hochladen. Bei erfolgreicher Abgabe erhalte Sie eine „Eingangsbestätigung.

Eine bebilderte Beschreibung der Angebotsbearbeitung im Bietercockpit am Beispiel einer Bauleistung finden Sie hier Link zu PDF-Datei

Was unterscheidet die digitale Abgabe eines Teilnahmeantrags von der digitalen Abgabe eines Angebots?

Grundsätzlich folgt die Bearbeitung und Abgabe eines digitalen Teilnahmenantrags denselben Prozessschritte wie die Abgabe eines digitalen Angebots. Im Bietercockpit unterscheiden sich die Rubrikzeilen der Teilbereiche nur namentlich. So heißt es anstatt ‚Vergabeunterlagen (zur Ansicht)‘ hier ‚Teilnahmewettbewerbsunterlagen (zur Ansicht)‘ und anstatt ‚Vergabeunterlagen (zur Bearbeitung)‘ hier Teilnahmeanträge (zur Bearbeitung‘). In den ‚Teilnahmeanträge (zur Bearbeitung)‘ sind allerdings in der Regel wenige bis keine Dateien voreingestellt. Bitte beachten Sie, dass es dadurch ggf. auch kein vorgegebenes Felder in den Dokumenten gibt, in dem Sie den Namen des Erklärenden (Angebotsverantwortlichen) lesbar eintragen können, um die Signaturanforderung der Textform (siehe Signaturen) zu erfüllen. Denken Sie deshalb daran den Namen des Erklärenden lesbar in einem Dokument z.B. Teilnahmeantragschreiben zu vermerken.

Ich habe eine Einladung zu einer Verhandlungsrunde erhalten. Was ist zu tun?

Melde Sie sich an der HAD-Seite an und öffnen den Zugang zu den Unterlagen im Menüpunkt ‚eHAD-Teilnahme an Ausschreibungen‘ (Text anklicken). Starten Sie nun das Bietercockpit. Alternativ können Sie auch direkt das Bietercockpit starten, dort die Vergabe über den Menüpunkt ‚Ausschreibungen‘ öffnen und dann die Vergabeunterlagen synchronisieren (Schaltfläche in der rechten oberen Ecke des Bietercockpits), um den aktuellen Stand der Ausschreibung ins Bietercockpit zu laden.

In den ‚Angebotsunterlagen (zur Bearbeitung)‘ legen Sie nun über die Schaltfläche „Neues Angebot“ ein Angebot für die Verhandlungsrunde an.

Fehlt der Hinweis auf die Verhandlungsrunde (gelbe Markierung) informieren Sie die Vergabestelle über ‚Nachrichten‘.

Kontaktieren Sie uns

Schreiben oder rufen Sie uns gerne an. Wir sind für Sie da!

0611 974588-0

info@absthessen.de