Präqualifizierung ist die vorgelagerte und auftragsunabhängige Prüfung von Erklärungen und Nachweisen zur Eignung auf Vollständigkeit, Aktualität und Plausibilität nach den geltenden gesetzlichen Grundlagen für nationale und EU-weite Vergabeverfahren. Damit wird geprüft, ob ein Unternehmen für öffentliche Aufträge geeignet ist und kein sonstiger Grund die Teilnahme an einem Vergabeverfahren ausschließt. Das Unternehmen legt Eigenerklärungen und Nachweise vor, die seine Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit bestätigen. 

Für Bauleistungen richten sich die Anforderungen nach VOB/A und VOB/A EU sowie für Lieferungen und Dienstleistungen nach UVgO und VgV unterhalb und oberhalb der Schwellenwerte. Registrierte Unternehmen sind von der Vorlage dieser Dokumente beim öffentlichen Auftraggeber befreit. 

Die Präqualifizierungsdatenbank HPQR listet alle Unternehmen, die auf ihre Eignung überprüft wurden. Diese Unternehmen können über unterschiedliche Suchkriterien gefunden werden.

Mit der vorgelagerten Prüfung der Eignungsnachweise durch eine unabhängige Präqualifizierungsstelle ersparen sich Auftraggeber die Einzelprüfung im konkreten Vergabeverfahren. Bieter legen statt vieler Einzelnachweise eine Urkunde vor, die die am häufigsten verlangten Nachweise abdeckt und ein Jahr gültig ist. 

Das Hessische Präqualifikationsregister (HPQR) und das amtliche Verzeichnis präqalifizierter Unternehmen für den Liefer- und Dienstleistungsbereich (AVPQ) sind bei der EU notifiziert und somit gemäß Artikel 64 EU RL 2014/24/EU anerkannte amtliche Verzeichnisse. Für amtliche Verzeichnisse ist in der Richtlinie verankert, dass öffentliche Auftraggeber die Präqualifizierung als Nachweis der Eignung akzeptieren müssen. Bei der öffentlichen Hand entsteht eine Eignungsvermutung. Bewerber/Bieter gelten erst einmal als geeignet. Die Prüfungspflicht der Eignung im Einzelfall entfällt nicht. 
Auf diese Weise werden mehr wirtschaftliche Angebote im Wertungsprozess gehalten und das Risiko des Ausschlusses wegen fehlender Eignung minimiert. 

Die Vergabestelle kann jederzeit anhand der auf der PQ-Urkunde angegebenen individuellen PQ-Nummer auf die aufgeführten hinterlegten Einzelnachweise online zugreifen. Darüber hinaus können Auftraggeber Bieter ausfindig machen, die sie bei Beschränkten Ausschreibungen und Freihändigen Vergaben zur Angebotsabgabe auffordern. Über eine Registrierung und Passwortvergabe können sie jederzeit die Einzelnachweise der gelisteten Unternehmen auf der Datenbank HPQR einsehen. Der Zugriff auf geeignete Unternehmen ist für die öffentliche Hand kostenlos. 

Nach präqualifizierten Unternehmen suchen

Auftraggeber können grundsätzlich weitere auftragsbezogene Nachweise verlangen, die über die im Vergaberecht vorgegebenen Eignungsnachweise hinausgehen. Diese müssen in der Bekanntmachung genannt werden. In vielen Fällen hinterlegen Bieter freiwillig zusätzliche Nachweise in der Datenbank, z. B. QM-Zertifikate.